7 vastgoedbeheer tips: De sleutel tot efficiënt vastgoedbeheer

7 vastgoedbeheer tips: De sleutel tot efficiënt vastgoedbeheer

Als vastgoedbeheerder wordt er veel van u verwacht. U wordt geacht uw huurders en opdrachtgevers met goede service te bedienen en daar komt veel administratief werk bij kijken.

Omdat beheerders vaak een groot aantal eenheden beheren met een kleine bezetting, is het zaak zo efficiënt mogelijk te werk te gaan. Lees hier welke 7 tips het werk van u als vastgoedbeheerder makkelijker zullen maken.

Tip 1: Voorkom papieren rompslomp bij nieuwe huurders

Een nieuwe huurder zorgt voor veel papieren rompslomp. Voor de screening en het opmaken van een huurovereenkomst levert de huurder diverse gegevens en documenten aan, soms digitaal, soms fysiek. Deze gegevens en documenten moeten worden gearchiveerd, ouderwets in een ordner of digitaal.

Scannen, archiveren, verwerken, het kost allemaal tijd. Werk met een systeem dat beschikt over een online klantportaal.

In het klantportaal kan een nieuwe huurder zijn/haar gegevens en documenten invullen en uploaden in een beveiligde en persoonlijke online omgeving. De papieren rompslomp is daarmee verleden tijd.

Tip 2: Stop met het handmatig opstellen van huurovereenkomsten

Voor het opmaken van huurovereenkomsten worden vaak templates gebruikt die handmatig worden ingevuld, om vervolgens alle gegevens uit de overeenkomst ook nog eens te verwerken in de verhuuradministratie. Dubbel werk dus!

Dit kan efficiënter, door te werken met een systeem waarbij gegevens maar één keer ingevoerd hoeven te worden. Het systeem genereert de huurovereenkomsten vervolgens automatisch.

Beschikt het systeem over een digitaal klantportaal, dan kan de huurovereenkomst door de huurder digitaal worden ondertekend in het portaal.

Tip 3: Automatiseer de verwerking van huurnota's en betalingen

Het kost erg veel tijd om bankafschriften te controleren en binnengekomen betalingen handmatig af te vinken in bijvoorbeeld een Excel-bestand.

Door een systeem dat automatisch huurnota’s maakt en verstuurt te koppelen met de bank, kunnen betalingen automatisch verwerkt worden. Zo heeft u als vastgoedbeheerder altijd in beeld welke huurders hebben betaald, en welke nog niet.

Wordt met de factuur een iDEAL-link mee gestuurd, dan kan de huurder de betaling snel en gemakkelijk uitvoeren. Hierdoor minimaliseer je de kans op een betalingsachterstand.

Tip 4: Start met automatisch indexeren

Op tijd indexeren wordt nog wel eens vergeten. Veel beheerders gebruiken de rekentool van het CBS om huurverhogingen te berekenen en stellen de verhogingsbrief vervolgens handmatig op.

Er kan veel tijd bespaard worden met een systeem dat ruim op tijd aangeeft wanneer de huur verhoogd mag worden en de verhogingsbrief automatisch genereert en verstuurt naar de huurders.

Benieuwd naar de overige 3 tips? Download onze whitepaper!

Geautomatiseerd vastgoedbeheer door slimme koppelingen

Geautomatiseerd vastgoedbeheer door slimme koppelingen

Met BRIXXonline automatiseert u uw vastgoedadministratie. Van factureren, aanmanen en het maken van verhuurafrekeningen, het genereren van huur- en beheerovereenkomsten tot en met het afrekenen van servicekosten. Het gehele administratieve proces wordt, na de implementatie van vastgoedbeheersysteem BRIXXonline, voor u ondersteund.

BRIXXonline koppelt daarnaast met diverse systemen. Bijvoorbeeld voor digitaal ondertekenen, digitaal betalen, dagelijks technisch beheer (meldingen) en met uw boekhoudsoftware.

Met BRIXXonline en de juiste slimme koppelingen kunt u daarom veel tijd besparen!

Koppeling digitaal ondertekenen overeenkomsten

Het ondertekenen van huur- en beheerovereenkomsten kan onnodig veel tijd in beslag nemen wanneer u als beheerder een fysieke tekenafspraak met de huurder of opdrachtgever moet maken of de contractdocumenten per post verzonden en ontvangen moeten worden.

BRIXXonline biedt u de mogelijkheid om overeenkomsten automatisch te genereren. Door de aansluitingen op Ondertekenen.nl en ValidSign is het mogelijk om overeenkomsten digitaal te laten tekenen. De getekende overeenkomsten worden vervolgens automatisch in het juiste verhuurdossier gearchiveerd. Met een koppeling tussen BRIXXonline en Ondertekenen.nl of ValidSign bespaart u veel tijd en gedoe.

Koppeling boekhoudpakket

Werkt u naast BRIXXonline met een boekhoudpakket, dan kan een aansluiting tussen beide systemen gerealiseerd worden. Hiervoor bestaan twee mogelijkheden. Een vol-automatische koppeling of een import-/exportkoppeling.

Een vol-automatische koppeling (API-koppeling) werkt twee kanten op. Zo worden debiteuren en facturen van BRIXXonline naar het boekhoudsysteem geëxporteerd en worden betalingen die, door middel van de bankkoppeling in het boekhoudsysteem worden afgeletterd, met BRIXXonline gesynchroniseerd.

BRIXXonline heeft vol-automatische boekhoudkoppelingen met Exact Online, Twinfield, MoneyBird en Jortt.nl. Met SnelStart, E-boekhouden, Unit4, King en Exact Globe zijn plug-in (handmatige import/export) koppelingen aanwezig waarmee factuur- en debiteurgegevens geëxporteerd kunnen worden en ingelezen kunnen worden in het boekhoudsysteem.

Koppelingen bank

Door middel van bankkoppelingen kunnen betalingen in BRIXXonline verwerkt worden en kunnen incasso- en betaalopdrachten bij de bank ingelezen worden.

Heeft u gefactureerd en wilt u de huurbetalingen in BRIXXonline verwerken, dan kan dat op drie manieren. Betalingen kunnen, zoals hierboven beschreven, via een vol-automatische boekhoudkoppeling in BRIXXonline verwerkt worden. Daarnaast kunnen betalingen, zoals hieronder beschreven, via een payment provider als Mollie in BRIXXonline verwerkt worden. Ook kunnen betalingen in BRIXXonline verwerkt worden door middel van het inlezen van de MT940 dagafschriften van uw bankrekening(en). Via diverse criteria worden bankbetalingen in BRIXXonline automatisch aan openstaande posten gekoppeld.

Wilt u bij uw huurders incasseren, dan kan van iedere facturatieronde een (pain.008) incassobestand gegenereerd worden die u bij de bank kunt inlezen. Pain.008 wordt door alle grote banken ondersteund.

Beheert u voor derden en moet u periodiek de saldo’s van de verhuurafrekeningen overmaken naar uw opdrachtgevers, dan kunt u in BRIXXonline een (pain.001) betaalbestand genereren waarmee u de overboekingen in de bank kunt inlezen en in batch kunt verwerken.

Koppeling Mollie payment provider (online betalen)

Wilt u de drempel om een factuur te betalen voor uw huurders zo laag mogelijk maken, dan is de aansluiting op Mollie ideaal. Bij het versturen van de factuur wordt door BRIXXonline een iDEAL-link toegevoegd waarmee de huurder de betaling direct online kan uitvoeren. Zodra de betaling is gedaan, wordt deze direct in BRIXXonline verwerkt.

Koppeling dagelijks technisch beheer (meldingen)

Voor dagelijks technisch beheer (meldingen) is een aansluiting met LOEK! ontwikkeld. De koppeling met LOEK! zorgt er voor dat object- en huurdersgegevens alleen in BRIXXonline ingevoerd hoeven te worden. Deze worden via de API-koppeling vervolgens uitgewisseld met LOEK!.

Wanneer wordt aangesloten op LOEK!, is er voor de huurder in het online huurdersportaal een meldingenknop beschikbaar. Via deze knop wordt de huurder middels een ‘single sign op’ ingelogd op het meldportaal van LOEK!. Dit wil zeggen dat door de huurder geen gebruikersnaam en wachtwoord ingevoerd hoeft te worden.

Binnen afzienbare tijd wordt ook een koppeling met het meldportaal S1mone aan BRIXXonline toegevoegd. 

Koppeling Chapps inspectie app

Chapps stelt u als vastgoedbeheerder in staat op de meest efficiënte en professionele manier digitaal inspecties uit te voeren en het inspectierapport realtime te genereren. Registreert u zich als BRIXXonline-gebruiker via de partnerpagina om ook gebruik te maken van Chapps, dan ontvangt u 15% korting.

Op dit moment wordt gebouwd aan een vol-automatische API-koppeling tussen BRIXXonline en Chapps waarmee een inspectie vanuit BRIXXonline gestart kan worden door de object- en huurdersgegevens uit te wisselen met de Chapps-app. Wanneer een begin- of eindinspectierapport in de Chapps-app is afgerond, wordt deze vervolgens automatisch in het juiste verhuurdossier in BRIXXonline gearchiveerd.

Automatiseer uw vastgoedadministratie nu!

Bent u geïnteresseerd in het automatiseren van uw vastgoedadministratie door middel van BRIXXonline en één of meer van bovenstaande slimme koppelingen? Neem contact met ons op door te mailen naar info@brixxonline.nl of te bellen naar 0320 – 286 334. Wij vertellen u er graag meer over.