Vastgoedbeheer kan complex en tijdrovend zijn, vooral als de administratie niet optimaal is georganiseerd. Met de Checklist Vastgoedadministratie breng je snel in kaart hoe jouw administratie er voor staat. Werk je efficiënt of valt er winst te behalen?
Checklist Vastgoedadministratie
1. Gegevens en documenten centraal bereikbaar
Zijn gegevens en documenten die je bij je beheerwerkzaamheden gebruikt centraal beschikbaar?
☐Ja
☒Nee
Hoeveel tijd ben je kwijt aan het verzamelen van de gegevens en documenten die je bij het beheer nodig hebt? Ga het voor jezelf maar eens na. Ordners, je mailbox(en), mappen op je computer, Excel bestanden, ongemerkt kan het aantal ‘bronnen’ behoorlijk oplopen. Niet alleen inefficiënt voor jezelf, maar zeker ook voor je collega’s die jou moeten overnemen wanneer je er niet bent. Kies daarom voor een systeem waarin gegevens en documenten centraal toegankelijk zijn voor iedereen die ze nodig heeft.
2. Documenten genereren
Worden je documenten automatisch gegenereerd?
☐Ja
☒Nee
Hoe stel jij je (contract)documenten op? Vaak worden templates gebruikt die handmatig worden ingevuld, om vervolgens alle contractdata en voorwaarden te verwerken in de verhuuradministratie. Dubbel werk dus! Kies voor een systeem waarbij je gegevens maar een keer hoeft in te voeren en waarbij contractdocumenten vervolgens automatisch gegenereerd kunnen worden.
3. Minimaliseer papierwerk
Ligt je bureau vol met papierwerk en moet je regelmatig wachten tot je overeenkomsten getekend retour ontvangt?
☒Ja
☐Nee
Contracten opmaken, printen, laten ondertekenen, scannen en archiveren. Papieren rompslomp die jou tijd kost. Beperk je papierwerk en kies voor een systeem waarmee overeenkomsten digitaal kunnen worden ondertekend en automatisch in het juiste dossier worden gearchiveerd.
5. Betalingen efficiënt verwerken
Verwerk jij bankbetalingen en betalingsherinneringen handmatig?
☒Ja
☐Nee
Door te kiezen voor een systeem met een aansluiting op de bank, kunnen betalingen snel en vaak volledig geautomatiseerd worden verwerkt. Wordt een factuur niet op tijd betaald, dan wordt automatisch een herinnering verstuurd. Zo heb je je betalingen en debiteurenbeheer altijd onder controle. Wel zo efficiënt.
6. Factureren en indexeren
Stelt u facturen handmatig op en berekent u huurverhogingen per contract?
☒Ja
☐Nee
Kies voor een systeem waarin je contractdata en contractvoorwaarden eenmalig invoert, waarna factureren en indexeren met één druk op de knop geregeld is. Zo houd jij tijd over om nieuwe business naar je toe te trekken.
7. Inzicht en overzicht
Beschik je over een overzichtelijke rapportage en dashboard die de opbouw, omvang en (financiële) prestatie van je vastgoed portefeuille(s) weergeeft?
☐Ja
☒Nee
Het maken van overzichten en rapportages kost vaak veel tijd. Kies daarom voor een systeem waarin je selecties voor rapportages kan aanmaken en onthouden, zodat je deze periodiek opnieuw met actuele gegevens kan genereren.
Een dashboard kan je daarnaast overzicht geven inzake al het exploitatieresultaat, de samenstelling van je beheerportefeuille en de debiteurenstatus.
Heeft deze checklist je aan het denken gezet en wil je je eigen vastgoedadministratie ook optimaliseren?
BRIXXonline is gebruiksvriendelijke en betaalbare vastgoedbeheer software voor iedere vastgoedbeheerder. De punten uit deze checklist zijn met BRIXXonline binnen zeer korte termijn optimaal geregeld.
Voor een vrijblijvende demo afspraak mail je naar info@brixxonline.nl of bel je 0320 – 286334.