7 vastgoedbeheer tips: De sleutel tot efficiënt vastgoedbeheer

7 vastgoedbeheer tips: De sleutel tot efficiënt vastgoedbeheer

Als vastgoedbeheerder wordt er veel van u verwacht. U wordt geacht uw huurders en opdrachtgevers met goede service te bedienen en daar komt veel administratief werk bij kijken.

Omdat beheerders vaak een groot aantal eenheden beheren met een kleine bezetting, is het zaak zo efficiënt mogelijk te werk te gaan. Lees hier welke 7 tips het werk van u als vastgoedbeheerder makkelijker zullen maken.

Tip 1: Voorkom papieren rompslomp bij nieuwe huurders

Een nieuwe huurder zorgt voor veel papieren rompslomp. Voor de screening en het opmaken van een huurovereenkomst levert de huurder diverse gegevens en documenten aan, soms digitaal, soms fysiek. Deze gegevens en documenten moeten worden gearchiveerd, ouderwets in een ordner of digitaal.

Scannen, archiveren, verwerken, het kost allemaal tijd. Werk met een systeem dat beschikt over een online klantportaal.

In het klantportaal kan een nieuwe huurder zijn/haar gegevens en documenten invullen en uploaden in een beveiligde en persoonlijke online omgeving. De papieren rompslomp is daarmee verleden tijd.

Tip 2: Stop met het handmatig opstellen van huurovereenkomsten

Voor het opmaken van huurovereenkomsten worden vaak templates gebruikt die handmatig worden ingevuld, om vervolgens alle gegevens uit de overeenkomst ook nog eens te verwerken in de verhuuradministratie. Dubbel werk dus!

Dit kan efficiënter, door te werken met een systeem waarbij gegevens maar één keer ingevoerd hoeven te worden. Het systeem genereert de huurovereenkomsten vervolgens automatisch.

Beschikt het systeem over een digitaal klantportaal, dan kan de huurovereenkomst door de huurder digitaal worden ondertekend in het portaal.

Tip 3: Automatiseer de verwerking van huurnota's en betalingen

Het kost erg veel tijd om bankafschriften te controleren en binnengekomen betalingen handmatig af te vinken in bijvoorbeeld een Excel-bestand.

Door een systeem dat automatisch huurnota’s maakt en verstuurt te koppelen met de bank, kunnen betalingen automatisch verwerkt worden. Zo heeft u als vastgoedbeheerder altijd in beeld welke huurders hebben betaald, en welke nog niet.

Wordt met de factuur een iDEAL-link mee gestuurd, dan kan de huurder de betaling snel en gemakkelijk uitvoeren. Hierdoor minimaliseer je de kans op een betalingsachterstand.

Tip 4: Start met automatisch indexeren

Op tijd indexeren wordt nog wel eens vergeten. Veel beheerders gebruiken de rekentool van het CBS om huurverhogingen te berekenen en stellen de verhogingsbrief vervolgens handmatig op.

Er kan veel tijd bespaard worden met een systeem dat ruim op tijd aangeeft wanneer de huur verhoogd mag worden en de verhogingsbrief automatisch genereert en verstuurt naar de huurders.

Benieuwd naar de overige 3 tips? Download onze whitepaper!

Geautomatiseerd vastgoedbeheer door slimme koppelingen

Geautomatiseerd vastgoedbeheer door slimme koppelingen

Met BRIXXonline automatiseert u uw vastgoedadministratie. Van factureren, aanmanen en het maken van verhuurafrekeningen, het genereren van huur- en beheerovereenkomsten tot en met het afrekenen van servicekosten. Het gehele administratieve proces wordt, na de implementatie van vastgoedbeheersysteem BRIXXonline, voor u ondersteund.

BRIXXonline koppelt daarnaast met diverse systemen. Bijvoorbeeld voor digitaal ondertekenen, digitaal betalen, dagelijks technisch beheer (meldingen) en met uw boekhoudsoftware.

Met BRIXXonline en de juiste slimme koppelingen kunt u daarom veel tijd besparen!

Koppeling digitaal ondertekenen overeenkomsten

Het ondertekenen van huur- en beheerovereenkomsten kan onnodig veel tijd in beslag nemen wanneer u als beheerder een fysieke tekenafspraak met de huurder of opdrachtgever moet maken of de contractdocumenten per post verzonden en ontvangen moeten worden.

BRIXXonline biedt u de mogelijkheid om overeenkomsten automatisch te genereren. Door de aansluitingen op Ondertekenen.nl en ValidSign is het mogelijk om overeenkomsten digitaal te laten tekenen. De getekende overeenkomsten worden vervolgens automatisch in het juiste verhuurdossier gearchiveerd. Met een koppeling tussen BRIXXonline en Ondertekenen.nl of ValidSign bespaart u veel tijd en gedoe.

Koppeling boekhoudpakket

Werkt u naast BRIXXonline met een boekhoudpakket, dan kan een aansluiting tussen beide systemen gerealiseerd worden. Hiervoor bestaan twee mogelijkheden. Een vol-automatische koppeling of een import-/exportkoppeling.

Een vol-automatische koppeling (API-koppeling) werkt twee kanten op. Zo worden debiteuren en facturen van BRIXXonline naar het boekhoudsysteem geëxporteerd en worden betalingen die, door middel van de bankkoppeling in het boekhoudsysteem worden afgeletterd, met BRIXXonline gesynchroniseerd.

BRIXXonline heeft vol-automatische boekhoudkoppelingen met Exact Online, Twinfield, MoneyBird en Jortt.nl. Met SnelStart, E-boekhouden, Unit4, King en Exact Globe zijn plug-in (handmatige import/export) koppelingen aanwezig waarmee factuur- en debiteurgegevens geëxporteerd kunnen worden en ingelezen kunnen worden in het boekhoudsysteem.

Koppelingen bank

Door middel van bankkoppelingen kunnen betalingen in BRIXXonline verwerkt worden en kunnen incasso- en betaalopdrachten bij de bank ingelezen worden.

Heeft u gefactureerd en wilt u de huurbetalingen in BRIXXonline verwerken, dan kan dat op drie manieren. Betalingen kunnen, zoals hierboven beschreven, via een vol-automatische boekhoudkoppeling in BRIXXonline verwerkt worden. Daarnaast kunnen betalingen, zoals hieronder beschreven, via een payment provider als Mollie in BRIXXonline verwerkt worden. Ook kunnen betalingen in BRIXXonline verwerkt worden door middel van het inlezen van de MT940 dagafschriften van uw bankrekening(en). Via diverse criteria worden bankbetalingen in BRIXXonline automatisch aan openstaande posten gekoppeld.

Wilt u bij uw huurders incasseren, dan kan van iedere facturatieronde een (pain.008) incassobestand gegenereerd worden die u bij de bank kunt inlezen. Pain.008 wordt door alle grote banken ondersteund.

Beheert u voor derden en moet u periodiek de saldo’s van de verhuurafrekeningen overmaken naar uw opdrachtgevers, dan kunt u in BRIXXonline een (pain.001) betaalbestand genereren waarmee u de overboekingen in de bank kunt inlezen en in batch kunt verwerken.

Koppeling Mollie payment provider (online betalen)

Wilt u de drempel om een factuur te betalen voor uw huurders zo laag mogelijk maken, dan is de aansluiting op Mollie ideaal. Bij het versturen van de factuur wordt door BRIXXonline een iDEAL-link toegevoegd waarmee de huurder de betaling direct online kan uitvoeren. Zodra de betaling is gedaan, wordt deze direct in BRIXXonline verwerkt.

Koppeling dagelijks technisch beheer (meldingen)

Voor dagelijks technisch beheer (meldingen) is een aansluiting met LOEK! ontwikkeld. De koppeling met LOEK! zorgt er voor dat object- en huurdersgegevens alleen in BRIXXonline ingevoerd hoeven te worden. Deze worden via de API-koppeling vervolgens uitgewisseld met LOEK!.

Wanneer wordt aangesloten op LOEK!, is er voor de huurder in het online huurdersportaal een meldingenknop beschikbaar. Via deze knop wordt de huurder middels een ‘single sign op’ ingelogd op het meldportaal van LOEK!. Dit wil zeggen dat door de huurder geen gebruikersnaam en wachtwoord ingevoerd hoeft te worden.

Binnen afzienbare tijd wordt ook een koppeling met het meldportaal S1mone aan BRIXXonline toegevoegd. 

Koppeling Chapps inspectie app

Chapps stelt u als vastgoedbeheerder in staat op de meest efficiënte en professionele manier digitaal inspecties uit te voeren en het inspectierapport realtime te genereren. Registreert u zich als BRIXXonline-gebruiker via de partnerpagina om ook gebruik te maken van Chapps, dan ontvangt u 15% korting.

Op dit moment wordt gebouwd aan een vol-automatische API-koppeling tussen BRIXXonline en Chapps waarmee een inspectie vanuit BRIXXonline gestart kan worden door de object- en huurdersgegevens uit te wisselen met de Chapps-app. Wanneer een begin- of eindinspectierapport in de Chapps-app is afgerond, wordt deze vervolgens automatisch in het juiste verhuurdossier in BRIXXonline gearchiveerd.

Automatiseer uw vastgoedadministratie nu!

Bent u geïnteresseerd in het automatiseren van uw vastgoedadministratie door middel van BRIXXonline en één of meer van bovenstaande slimme koppelingen? Neem contact met ons op door te mailen naar info@brixxonline.nl of te bellen naar 0320 – 286 334. Wij vertellen u er graag meer over.

Nieuwe tijdelijke wet verlenging tijdelijke huurovereenkomsten

Nieuwe tijdelijke wet verlenging tijdelijke huurovereenkomsten

Sinds 2016 is het mogelijk een huurovereenkomst voor korte duur te sluiten, waarbij de meeste regels inzake de huurbescherming niet van toepassing zijn. Bij zelfstandige woonruimte kan deze overeenkomst voor maximaal 2 jaar worden gesloten, bij onzelfstandige woonruimte is deze termijn 5 jaar. Op grond van de huidige regels moet het einde van deze huurovereenkomst op tijd aangezegd worden. Gebeurt dit niet of wordt de overeenkomst stilzwijgend verlengd, dan ontstaat er een overeenkomst voor onbepaalde tijd (inclusief de volledige wettelijke rechtsbescherming voor de huurder).

Het aflopen van tijdelijke huurovereenkomst tijdens de coronacrisis

Als een tijdelijke huurovereenkomst in de huidige crisisperiode afloopt, dan kan dat vervelende gevolgen hebben voor de huurder. Verhuurders willen hierbij helpen, maar willen tegelijkertijd niet geconfronteerd worden met huurbescherming. De Tijdelijke wet verlenging tijdelijke huurovereenkomsten moet de oplossing bieden voor dit probleem. Deze wet is op 21 april 2020 aangenomen door de Eerste Kamer en treedt met terugwerkende kracht in werking vanaf 1 april 2020. De wet is van toepassing op tijdelijke huurovereenkomsten die eindigen tussen 31 maart en 1 juli 2020.

U bent verplicht om uw huurder te wijzen op nieuwe mogelijkheden

De Tijdelijke wet verlenging tijdelijke huurovereenkomsten maakt het mogelijk om een tijdelijke huurovereenkomst te verlengen zonder dat de huurbeschermingsregels van toepassing zijn. Zowel de huurder als de verhuurder kan de andere partij verzoeken de huurovereenkomst te verlengen met één, twee of drie maanden (tot maximaal 1 september 2020). De verhuurder is verplicht om bij het aanzeggen van het einde van de huurovereenkomst huurder te wijzen op de mogelijkheid van deze tijdelijke verlenging. De verhuurder mag het verzoek tot verlenging van de huurder bovendien slechts in specifieke gevallen weigeren.

Wordt deze tijdelijke wet verlengd?

De Tijdelijke wet verlenging tijdelijke huurovereenkomsten geldt in principe tot 1 september 2020 en is slechts van toepassing op tijdelijke huurovereenkomsten die eindigen tussen 31 maart en 1 juli 2020. Als de huidige crisisperiode aanhoudt is het echter mogelijk dat de wet verlengd wordt. Daarnaast bevat de wet zeer korte termijnen. Let als verhuurder dus goed op de verplichtingen die voortvloeien uit deze wet. Heeft u vragen over deze nieuwe tijdelijke wet of over andere huurrecht gerelateerde zaken? 

Klik dan hier voor juridische ondersteuning bij commercieel vastgoedbeheer.

Het leed dat servicekosten afrekenen heet

Het leed dat servicekosten afrekenen heet

Het afrekenen van servicekosten kan administratief een behoorlijke klus zijn. Vooral wanneer je te maken hebt met een groot aantal verhuurbare units en huurders. Toch ontkom je er als vastgoedbeheerder in veel gevallen niet aan om voor 30 juni een afrekening van het voorgaande jaar aan de huurders te overleggen. De te veel betaalde voorschotten dienen aan de huurders te worden teruggestort en te weinig betaalde servicekosten kunnen alsnog bij de huurder in rekening worden gebracht.

Randvoorwaarden voor een goede servicekosten afrekening

In het overzicht van de servicekostenafrekening moet duidelijk worden gespecificeerd hoe je als verhuurder de maandelijkse voorschotten met de werkelijk gemaakte kosten verrekent. Belangrijk is dan natuurlijk om te weten welke kosten wel, en welke kosten niet met de huurder mogen worden afgerekend en wat het verloop in de bezetting is geweest binnen de afrekenperiode.

Er kunnen verschillende verdeelsleutels worden toegepast om de werkelijke kosten af te rekenen met de betaalde voorschotten. Kosten kunnen evenredig verdeeld worden door het aantal verhuurbare units of verdeeld worden op basis van de gehuurde vierkante meters ten opzichte van het totaal aantal vierkante meters van het object. Over de totale som van de af te rekenen werkelijke kosten mag je als beheerder over het algemeen een opslag van 5% rekenen als administratiekosten.

Een fout is snel gemaakt

Al met al ontzettend veel factoren om rekening mee te houden, wat er voor zorgt dat het maken van een servicekostenafrekening in bijvoorbeeld MS Excel® een flinke klus kan zijn. Een rekenfout is hierbij snel gemaakt en het opmaken van een goede specificatie van de afgerekende kosten is een uitdaging.

De oplossing (…tromgeroffel)

Vastgoedbeheersysteem BRIXXonline biedt voor dit probleem een oplossing. In BRIXXonline kunnen verrekenbare nota’s eenvoudig worden ingevoerd en kan per nota ingesteld worden hoe de kosten verdeeld moeten worden. Ook kan worden ingesteld welk opslagpercentage voor administratiekosten moet worden toegepast. Vierkante meters, betaalde voorschotten en het verloop in bezetting worden voor het maken van de afrekening automatisch opgehaald uit het verhuurregister van BRIXXonline.

De module voor het maken van servicekosten is zo ontworpen dan je als vastgoedbeheerder eenvoudig ‘aan de knoppen kan draaien’ voordat een afrekening definitief wordt gemaakt. Zo kan de verdeelsleutel of het percentage administratiekosten eenvoudig en snel worden gewijzigd om te komen tot een goede afrekening. Het resultaat van een afrekening is een debetnota wanneer de huurder te weinig voorschotten heeft betaald en moet bijbetalen of een creditnota wanneer de huurder te veel voorschotten heeft betaald en dus een restitutie ontvangt. De nota is een duidelijke specificatie van de werkelijke kosten die verrekend worden met de voorschotten en kan vanuit BRIXXonline per e-mail aan de huurders worden toegestuurd.

Heeft dit artikel uw interesse gewekt? Vraag dan gratis en geheel vrijblijvend een demo aan of bel 0320-286334.

Vastgoedadministratie automatiseren? Zo doet u dat!

Vastgoedadministratie automatiseren? Zo doet u dat!

Bij het beheren van eigen vastgoed, maar zeker ook bij het beheren van vastgoed voor derden, komt veel tijdrovend administratief werk om de hoek. Het antwoord op de vraag hoe u de vastgoedadministratie kunt automatiseren, leest u in dit artikel.

Jurjen van Bunningen werkt als Business Development Manager bij BRIXXonline, een onderdeel van Metafoor Vastgoed en Software. Metafoor is als adviesbureau met name actief in de gemeentemarkt. Vanuit haar kennis van vastgoedbeheer voor gemeenten is door Metafoor een vastgoedbeheersysteem ontwikkeld. Toen bleek dat er veel vraag was vanuit de commerciële markt voor een soortgelijk systeem, is het systeem aangepast om aan de specifieke wensen van een commerciële vastgoedbeheerder te voldoen. Het aangepaste systeem is onder de naam BRIXXonline beschikbaar gekomen voor commerciële vastgoedbeheerders.

Een sterke basis voor het automatiseren van de vastgoedadministratie

“Het vastgoedbeheersysteem was tot twee jaar geleden alleen beschikbaar voor gemeenten. Ik heb het initiatief genomen om de software geschikt te maken voor vastgoedbeheerbedrijven. In samenwerking met een aantal pilotklanten is in kaart gebracht welke functies aan de software toegevoegd moesten worden om vastgoedbeheerders zoveel mogelijk werk uit handen te nemen. In mei 2017 is ons vastgoedbeheersysteem in een nieuw jasje en met een groot aantal extra functies onder de naam BRIXXonline op de markt gebracht” vertelt Jurjen.

De afgelopen twee jaar heeft BRIXXonline een snelle groei doorgemaakt. Naar verwachting zal in december de honderdste klant met het systeem gaan werken. Met name voor kleine en middelgrote beheerders met een beheerportefeuille tussen de 50 en 750 verhuurbare eenheden is BRIXXonline een uitkomst, omdat voor bedrijven van deze omvang nog geen betaalbare systemen beschikbaar waren.     

De voordelen van dit vastgoedbeheersysteem

“Een voorbeeld van de mogelijkheden van BRIXXonline is dat het mogelijk is om een (kandidaat)huurder uit te nodigen om in een persoonlijke digitale omgeving de gegevens en documenten aan te leveren die je als verhuurder nodig hebt voor het opmaken van een huurovereenkomst. In het systeem wordt met één druk op de knop een huurovereenkomst gegenereerd, die vervolgens door de huurder(s) en de verhuurder digitaal ondertekend kan worden. Aan dit hele proces komt geen papierwerk meer te pas en hierdoor kost het maken van een huurovereenkomst veel minder tijd dan op de traditionele manier” aldus Jurjen.

Het maken en ondertekenen van de huurovereenkomst is slechts één van de beschikbare functies. BRIXXonline is een online verhuurregister waarin panden, verhuurbare eenheden, huurders, opdrachtgevers, huurovereenkomsten en beheerovereenkomsten beheerd kunnen worden. En dan met name de financiële en administratieve processen daaromtrent.

Starten wordt zo eenvoudig mogelijk gemaakt

“We merken dat klanten vaak aarzelen om de stap te maken om met een beheersysteem als BRIXXonline te gaan werken. Wij maken de implementatie voor de klant daarom eenvoudig. We lezen de objecten- en relatiegegevens in vanuit de bestaande administratie en komen bij de klant op locatie voor een training. Het systeem is zodanig intuïtief dat de klant na één cursusdag zelfstandig met het systeem aan de slag kan. Voor vragen en advies hebben we een helpdesk waar klanten gratis gebruik van kunnen maken” zegt Jurjen.

Klik hier voor een complete beschrijving van alle mogelijkheden of vraag vrijblijvend een gratis demo aan.

Huurrecht: aan welke regels moet u zich houden?

Huurrecht: aan welke regels moet u zich houden?

De toepasbaarheid van huurrechtregimes en het gebruik van ROZ-modellen.

Huurrecht leidt vaak tot lastige vraagstukken, omdat het een uitgebreide wettelijke regeling kent met veel dwingendrechtelijke bepalingen. Een veel voorkomende vraag is welk huurrechtregime van toepassing is op bepaalde huurovereenkomsten. Er zijn drie verschillende regimes die van toepassing kunnen zijn bij verhuur van gebouwde onroerende zaken met elk hun eigen mate van huurdersbescherming en eigen bijzonderheden. In dit artikel worden de drie huurregimes behandeld en wordt toegelicht hoe verhuurders gebruik kunnen maken van ROZ-modellen.

Drie verschillende huurrechtregimes

Het algemene deel van de huurrechtregelingen (art. 7:201-231 BW) is op alle gevallen van huur en verhuur van toepassing. Het huurrecht onderscheidt daarnaast bij gebouwde onroerende zaken drie verschillende regimes, namelijk de specifieke regels bij verhuur van woonruimte, 290-bedrijfsruimte en 230a-(bedrijfs)ruimte.

Regels verhuur woonruimte

In art. 7:232-282 BW zijn de regels met betrekking tot verhuur van woonruimte te vinden. Woonruimte wordt gedefinieerd als een ‘gebouwde onroerende zaak, verhuurd als zelfstandige of niet zelfstandige woning’ (art. 7:233 BW).

Huurdersbescherming woonruimte
Bij de verhuur van woonruimte geldt een vergaande huurdersbescherming. Een huurovereenkomst voor onbepaalde tijd kan alleen door de verhuurder worden opgezegd wanneer een bepaalde opzeggingsgrond van toepassing is. Als de opzeggingsgrond bovendien niet wordt vermeld, is de opzegging ongeldig. Deze opzeggingsgronden zijn terug te vinden in art. 7:274 BW. Indien de huurder niet binnen 6 weken schriftelijk instemt met het eindigen van de huurovereenkomst, blijft de overeenkomst gelden. De rechter zal dan moeten vaststellen wanneer de huurovereenkomst wordt beëindigd.

Regels inzake verhuur van woonruimte niet van toepassing bij korte duur of tijdelijke verhuur
De meeste regels inzake verhuur van woonruimte zijn niet van toepassing wanneer het gebruik van de woonruimte van korte duur is. Denk daarbij aan vakantiewoningen of hotelkamers. De wet definieert ‘korte duur’ niet, dit is afhankelijk van de situatie en de omstandigheden.

Met de invoering van de Wet Doorstroming Huurmarkt 2015 is art. 7.271 lid 1 BW tot stand gekomen. Verhuurders kunnen op basis van dit artikel woonruimte verhuren, zonder dat ze rekening hoeven te houden met de regels inzake verhuur van woonruimte. Bij zelfstandige woonruimte geldt hierbij dat de huurovereenkomst voor maximaal 2 jaar mag worden gesloten en bij onzelfstandige woonruimte geldt een maximale duur van 5 jaar. De verhuurder hoeft de huurovereenkomst aan het eind van de termijn niet op te zeggen, maar moet de huurder wel tijdig inlichten over het eindigen van de overeenkomst. Wanneer de huurder niet is geïnformeerd en dus niet is vertrokken, gaat de overeenkomst automatisch over in een reguliere huurovereenkomst voor onbepaalde tijd. Vanaf dat moment zijn de regels inzake verhuur van woonruimte wel van toepassing.

Regels verhuur 290-bedrijfsruimte

De regels inzake de verhuur van 290-bedrijfsruimte zijn terug te vinden in art. 7:290-310 BW. Het gaat hier om panden die voor publiek toegankelijk zijn en waar de producten of diensten direct geleverd worden. Er dient een verkooppunt voor het publiek aanwezig te zijn. Denk hierbij aan winkels, restaurants, cafés, afhaal- en besteldiensten, ambachtsbedrijven, hotels en kampeerbedrijven. De regels (zoals de huurdersbescherming) die voor 290-bedrijfsruimte gelden, gelden ook voor de bij de bedrijfsruimte horende grond en de afhankelijke woning.

Huurtermijn en huurdersbescherming 290-bedrijfsruimte
De huurtermijn is bij een 290-bedrijfsruimte minimaal 5 jaar, tenzij een langere duur is overeengekomen. Na deze vijf jaar wordt de overeenkomst verlengd met opnieuw vijf jaar. De opzegtermijn bij 290-bedrijfsruimte bedraagt één jaar. Hiervan kan niet in het nadeel van de huurder worden afgeweken. Een huurovereenkomst voor 290-bedrijfsruimte kan net als bij woonruimte alleen door de verhuurder worden opgezegd wanneer een bepaalde opzeggingsgrond van toepassing is en wanneer deze wordt vermeld.

Regels inzake verhuur van 290-bedrijfsruimte niet van toepassing bij korte duur
Ook bij de verhuur van 290-bedrijfsruimte heeft de verhuurder de mogelijkheid om het object voor twee jaar of korter te verhuren (art. 7:301 BW). Partijen zijn in dat geval vrij om zelf afspraken te maken over het beëindigen van de overeenkomst en de dwingendrechtelijke bepalingen zijn dan niet van toepassing. Als het object uiteindelijk langer dan twee jaar wordt verhuurd, gaat de overeenkomst automatisch over in een overeenkomst van vijf jaar. De twee voorbije jaren worden hierop in mindering gebracht. Vanaf dat moment zijn de dwingendrechtelijke bepalingen wel van toepassing.

Voorkom illegale praktijken na indeplaatsstelling bij verhuur 290-bedrijfsruimte
Het is sterk aan te raden een duidelijke en gedetailleerde omschrijving van het gehuurde op te nemen in de huurovereenkomst. Hiermee kan voorkomen worden dat een opvolgend huurder het gehuurde zal gebruiken voor illegale praktijken. Een bijzonderheid die zich namelijk alleen voordoet bij de verhuur van 290-bedrijfsruimte, is de indeplaatsstelling (art. 7:307 BW). Als de huurder zijn onderneming overdraagt aan een derde, kan de huurder vorderen dat hij gemachtigd wordt de derde partij als huurder in zijn plaats te stellen. De verhuurder heeft weinig middelen om te voorkomen dat hij met een nieuwe huurder geconfronteerd wordt. Met een duidelijke omschrijving van het gebruik van het gehuurde in de huurovereenkomst kan echter wel worden voorkomen dat de nieuwe huurder een totaal andere onderneming gaat voeren. De huurder mag immers het gehuurde niet in strijd met de beschrijving in de overeenkomst gebruiken.

Regels verhuur 230a-(bedrijfs)ruimte

Naast de algemene bepalingen is art. 7:230a BW van toepassing bij verhuur van panden die niet publiekelijk en openbaar toegankelijk zijn, zoals kantoren, bioscopen, musea, fabrieken, opslagloodsen en sportvelden met opstallen. Bioscopen en musea zijn in principe publiek toegankelijke gebouwen, maar de gebouwen zijn niet openbaar. Er dient namelijk een toegangskaartje gekocht te worden. Daarom vallen deze gebouwen onder 230a-(bedrijfs)ruimte.

Ontruimingsbescherming 230a-(bedrijfs)ruimte

Bij de verhuur van 230a-(bedrijfs)ruimte geldt geen huurdersbescherming, maar enkel ontruimingsbescherming. Wanneer de verhuurder de huur beëindigt, kan de huurder de rechter na afloop van de huurovereenkomst verzoeken de ontruimingstermijn met maximaal één jaar te verlengen. De verhuurder mag dan niet overgaan tot ontruiming. De huurder kan dit verzoek niet doen wanneer hij de huur zelf heeft opgezegd.

Welk huurrechtregime is van toepassing?

Verhuurders denken vaak dat ze zelf kunnen kiezen welke regels zij kunnen opnemen in de huurovereenkomst. Ze kiezen dan voor de regeling met de minst vergaande huurdersbescherming. Bij bedrijfsruimte wordt dan ook vaak gekozen voor de regels inzake verhuur van 230a-(bedrijfs)ruimte. Echter, deze keuze is niet aan de verhuurder.

Niet de naam van de overeenkomst, maar de inhoud en de uitvoering van de huurovereenkomst zijn bepalend voor het regime. Als aan de vereisten uit art. 7:290 BW wordt voldaan, zijn die regels van toepassing.

Als voor een 290-bedrijfsruimte bijvoorbeeld een 230a-overeenkomst voor drie jaar wordt gesloten, heeft de huurder na afloop van de overeenkomst nog recht op twee jaar huurgenot, omdat de regels inzake 290-bedrijfsruimte van toepassing zijn. Om verrassingen te voorkomen is het erg belangrijk om vooraf vast te stellen welk huurrechtregime van toepassing is.

Het gebruik van ROZ-Modellen bij huurrecht

Verhuurders maken vaak gebruik van ROZ-modellen die door de Raad van Onroerende zaken verstrekt worden voor verschillende typen huur. Er kan veel tijd bespaard worden door gebruik te maken van deze modellen. Het is aan te raden goed te controleren of het ROZ-model volledig aansluit op de specifieke situatie. Verhuurders kunnen overbodige bepalingen doorhalen en ontbrekende specifieke bepalingen opnemen. Wanneer modelovereenkomsten worden aangevuld met bijlagen als algemene bepalingen, demarcatielijsten, huurtekeningen of andere bijlagen, is het raadzaam in de overeenkomst aan te geven welke bepaling voorrang heeft bij tegenstrijdigheden tussen de overeenkomst en de bijlagen. Daarnaast moeten algemene bepalingen overhandigd worden aan de huurder en mogen deze niet onredelijk bezwarend zijn.

Hoe zorgt u ervoor dat u het juiste huurrechtregime toepast?

Bij het opstellen van een huurovereenkomst is het zaak eerst duidelijk in kaart te brengen welk huurrechtregime van toepassing is. Gaat het om woonruimte of bedrijfsruimte? In het geval van bedrijfsruimte, gaat het om openbaar toegankelijke bedrijfsruimte met een verkooppunt of is het pand niet publiekelijk toegankelijk en/of dient er een toegangskaartje gekocht te worden om het pand te betreden? Wanneer duidelijk is welk huurrechtregime van toepassing is, dient de juiste overeenkomst te worden gekozen. Wanneer u gebruik maakt van een ROZ-model, controleer het model dan te allen tijde op overbodige en ontbrekende bepalingen. Geef daarnaast altijd aan welke bepaling voorrang heeft bij tegenstrijdigheden tussen de overeenkomst en de bijlagen.

Heeft u hulp nodig bij het bepalen welk huurrechtregime van toepassing is of bij het opstellen van overeenkomsten? Neem dan contact met ons op. Onze juristen helpen u graag!

Mr. P. (Peter) de Haan.

Geslaagde BRIXXonline klantendag achter de rug!

Geslaagde BRIXXonline klantendag achter de rug!

Op dinsdag 2 juli vond de allereerste klantendag van BRIXXonline plaats bij ons op kantoor in Dronten. Mede dankzij de feedback van al onze gebruikers hebben we het systeem in een razend tempo kunnen doorontwikkelen en is het aantal klanten in twee jaar snel gegroeid. Daar zijn we best trots op! Tijdens de BRIXXonline klantendag vertelden we de gebruikers van ons vastgoedbeheersysteem over de nieuwste ontwikkelingen binnen het systeem en over de toekomstplannen.

Gerealiseerde ontwikkelingen

Jurjen van Bunningen trapte de bijeenkomst af, nadat de aanwezigen hadden genoten van een lekkere lunch. Hij startte met het voorstellen van onze nieuwste helpdeskmedewerker, Rianne van Leeuwen. Vervolgens beschreef hij de nieuwste ontwikkelingen binnen het vastgoedbeheersysteem. Zo vertelde hij over de nieuwe mogelijkheid tot het instellen van een taal per relatie, over de nieuwe functies binnen het aanmaken van sjablonen, over het automatisch factureren met behulp van de taakplanner, de mogelijkheid tot het digitaal ondertekenen van documenten en de nieuwe beheerovereenkomst. Daarnaast zijn nieuwe koppelingen met boekhoudsystemen gerealiseerd en is SEPA incasso mogelijk gemaakt binnen BRIXXonline.

Het ontstaan, het beheer en de groei van de vastgoedportefeuille van Beemhaar Beheer

Meine Breemhaar nam het woord over van Jurjen. Meine Breemhaar is CEO van Breemhaar Beheer. Breemhaar Beheer bestaat uit vastgoedonderneming MAC3PARK, bedrijvengroep KMM Groep (waar BRIXXonline deel van uit maakt) en investeringsmaatschappij Pitteloo Capital. De vastgoedportefeuille van MAC3PARK wordt beheerd in vastgoedbeheersysteem BRIXXonline. Meine Breemhaar vertelde de aanwezigen over het ontstaan, het beheer en de groei van de vastgoedportefeuille van Breemhaar Beheer. Erg inspirerend voor de aanwezigen!

Toekomst BRIXXonline

Naast de nieuwste functies die de afgelopen periode zijn ontwikkeld binnen BRIXXonline, staan er ook nieuwe ontwikkelingen op de planning. Zo zijn wij bezig met de ontwikkeling van de module Servicekosten Afrekening, het portaal voor eigenaren (opdrachtgevers) en een nieuwe mailfunctie. Jurjen vertelde de aanwezigen hoe deze ontwikkelingen in de aankomende periode tot stand gaan komen.

Afsluiting onder het genot van een borrel

De dag werd afgesloten met de aankondiging van een nieuwe loyaliteitsactie. Wanneer een gebruiker van ons systeem een potentiële klant bij ons brengt, die later daadwerkelijk klant wordt, zorgen wij voor een volledig verzorgde vrijdagmiddagborrel bij deze gebruiker op kantoor. Om al een beetje in de sferen te komen, sloten wij ook de BRIXXonline klantendag af met een borrel. Wij kijken terug op een geslaagde middag en kijken uit naar volgend jaar.

Contractbeheer software helpt bij automatiseren vastgoedadministratie

Contractbeheer software helpt bij automatiseren vastgoedadministratie

Waar in andere sectoren veel werk geautomatiseerd wordt, is dat in de vastgoedsector zeker nog niet altijd het geval. Voor kleine en middelgrote vastgoedbeheerders was lange tijd geen betaalbare software beschikbaar voor het automatiseren van administratieve werkzaamheden. Contractbeheer software BRIXXonline faciliteert deze groep vastgoedbeheerders bij het automatiseren van de vastgoedadministratie.

Welke zaken zijn met contractbeheer software te automatiseren?

De administratieve werkzaamheden die bij het beheren van vastgoed komen kijken, zijn eenvoudig te automatiseren met onze gebruiksvriendelijke contractbeheer software. Werkzaamheden als het opstellen van huurovereenkomsten, het factureren, indexeren of verwerken van betalingen nemen erg veel tijd in beslag, wanneer vastgoedbeheerders dit handmatig uitvoeren. Hoe fijn zou het zijn wanneer deze routinewerkzaamheden geautomatiseerd plaatsvinden, zodat u zich kunt richten op andere werkzaamheden zoals klantencontact en acquisitie? Met contractbeheer software BRIXXonline is dit een fluitje van een cent!

Eigen beheer en beheer voor derden automatiseren

Vastgoedbeheer voor derden vraagt om andere administratieve handelingen dan beheer vanuit een eigenaarsrol. Ook deze werkzaamheden zijn eenvoudig te automatiseren met BRIXXonline. Ontvangen huurpenningen en door u voorgeschoten onderhoudskosten horen niet in uw boekhouding thuis, terwijl u de beheervergoeding die u bij uw opdrachtgever in rekening brengt juist wel wilt opnemen in uw boekhouding. Toch wilt u al deze betalingen in één overzicht afrekenen met uw opdrachtgever. De administratieve stappen die hiervoor genomen dienen te worden kosten veel tijd wanneer deze handmatig uitgevoerd worden. In contractbeheer software BRIXXonline wordt deze huurafrekening automatisch opgesteld en verstuurd naar uw opdrachtgevers. Uw boekhouding wordt middels een koppeling ook automatisch geüpdatet. Dit bespaart u heel veel werk!

Over contractbeheer software BRIXXonline

BRIXXonline is gebruiksvriendelijke en betaalbare software voor vastgoedbeheer en is speciaal ontwikkeld voor kleine en middelgrote vastgoedbeheerders met een beheerportefeuille van circa 75 tot 1000 verhuur eenheden. Wij helpen u graag bij het automatiseren van uw vastgoedadministratie!

Wilt u meer weten over BRIXXonline? Lees meer over onze contractbeheer software via deze link, vraag gratis en geheel vrijblijvend een demo aan of bel 0320-286334 voor meer informatie.

Vastgoedbeheer voor derden, snel en overzichtelijk!

Vastgoedbeheer voor derden, snel en overzichtelijk!

Vastgoedbeheer voor derden vraagt om andere administratieve handelingen dan beheer vanuit een eigenaarsrol. U kunt veel tijd besparen door het administratieve proces te automatiseren!

 

Huur die u als beheerder aan huurders factureert en onderhoudskosten die u aan uw opdrachtgever doorbelast, zijn voor u geen omzet en hoeven niet te worden geboekt in uw boekhouding. De beheerkosten die u bij uw opdrachtgevers in rekening brengt, horen wel in uw boekhouding thuis.

Toch wilt u de ontvangen huur, betaalde (onderhouds)kosten en de beheervergoeding in één overzicht met uw opdrachtgever afrekenen, waarbij alleen uw omzet in uw boekhouding terecht komt. Hoe regelt u dit op een manier dat u er zo min mogelijk omkijken naar heeft?

Vastgoedbeheer voor derden

De software van BRIXXonline is zo ingericht dat de huurafrekening met uw opdrachtgever automatisch gemaakt en verstuurd kan worden. Dit proces ziet er als volgt uit:

De huurder

U als beheerder maakt het huurcontract aan in het systeem. Deze kan de huurder in een persoonlijk online huurdersportaal digitaal onderteken. Het systeem factureert vervolgens automatisch. Per huurcontract kunt u instellen of de huurder een factuur per mail moet ontvangen. Wanneer het systeem heeft gefactureerd, kunt u bankbetalingen automatisch verwerken.

De opdrachtgever

Met de opdrachtgever maakt u in het systeem een beheercontract aan. In het beheercontract stelt u in hoe de beheervergoeding wordt berekend. Hierin zijn tal van mogelijkheden. Bijvoorbeeld op basis van een percentage van de huur, een vast bedrag per maand of een vast bedrag per complex.

Zijn er kosten voor onderhoud die u voor uw opdrachtgever heeft betaald, dan kunt u deze opvoeren binnen het beheercontract zodat deze op de afrekening verrekend worden.

Afhankelijk van de afspraak die u met uw opdrachtgever maakt, kunt u een huurafrekening maken op het moment dat de huurder heeft betaald of wanneer u de huurder heeft gefactureerd. De afrekening wordt opgemaakt in uw huisstijl en is opgebouwd uit drie facturen. Eén voor de huurbetalingen, één voor de gemaakte (onderhouds)kosten en één voor de beheervergoeding. Deze facturen worden overzichtelijk in één afrekening aan uw opdrachtgever gepresenteerd. Het saldo van de huurinkomsten verminderd met de (onderhouds)kosten en de beheervergoeding is het bedrag dat u aan uw opdrachtgever uitkeert.

Uw financiële administratie

Van de drie facturen waaruit de afrekening is opgebouwd, hoeft maar één factuur in uw boekhouding terecht te komen, de factuur voor de beheervergoeding. BRIXXonline sluiten aan op verschillende boekhoudsystemen waardoor u uw omzetfacturen eenvoudig van BRIXXonline kunt overbrengen naar uw boekhouding.

BRIXXonline

BRIXXonline is gebruiksvriendelijke en betaalbare software voor vastgoedbeheer en is speciaal ontwikkeld voor kleine en middelgrote vastgoedbeheerders met een beheerportefeuille van circa 75 tot 1000 verhuur eenheden. De verhuurafrekening zoals deze in dit artikel is beschreven is één van de vele functionaliteiten die het systeem biedt. U kunt als vastgoedbeheerder veel tijd besparen door administratieve handelingen te automatiseren!

Heeft dit artikel uw interesse gewekt, vraag dan gratis en geheel vrijblijvend een demo aan of bel T:0320-286334

Kleine vastgoedbeheerder, optimale automatisering en lage kosten

Kleine vastgoedbeheerder, optimale automatisering en lage kosten

In dit artikel leest u hoe Room-for-Rent, in samenwerking met twee nieuwkomers in de markt van vastgoedbeheersoftware, de processen heeft geautomatiseerd.

Als vastgoedbeheerder wil je de touwtjes stevig in handen hebben en altijd in control zijn over je portefeuille. Alleen dan kun je je huurders en opdrachtgevers met goede service bedienen. Het liefst regel je de processen zo, dat zoveel mogelijk geautomatiseerd plaatsvindt.

Op het gebied van automatisering in de vastgoedbranche is steeds meer mogelijk. Waar software voor vastgoedbeheer voor kleine vastgoedbeheerders voorheen onbereikbaar was, heeft een aantal nieuwe softwareleveranciers hier met betaalbare pakketten verandering in gebracht.

Room-for-Rent beheert een groot aantal woningen voor internationale studenten in Zuid-Holland. Omdat studentenwoningen vaak muteren en Room-for-Rent een kleine organisatie is, zoekt het bedrijf al sinds de oprichting naar mogelijkheden om zo efficiënt mogelijk te kunnen opereren. Het bedrijf heeft dit gerealiseerd door de systemen die voor administratief- en technisch beheer gebruikt worden, op elkaar aan te sluiten.

Huurders beschikken over een persoonlijke digitale omgeving waarin ze voor aanvang van de huurovereenkomst zelf de benodigde gegevens en documenten kunnen invullen en uploaden. “Ik hoef de gegevens en documenten alleen nog te controleren en te accorderen, waarna met het systeem heel eenvoudig een huurovereenkomst gegenereerd wordt. De facturatie gaat volledig automatisch en het verwerken van de betalingen is een kwestie van de bankmutaties inlezen ”, zegt Miranda Tollenaar – mede oprichter van Room-for-Rent.

“Tot voor kort werden we door huurders gebeld wanneer zich een technisch mankement voordeed in één van onze panden. De meldingen registreerden we in een Excel-lijst, maar echt een goed systeem voor de opvolging ontbrak” aldus Miranda.

In de digitale klantomgeving hebben huurders nu de mogelijkheid om online melding te maken van een mankement. Deze melding komt binnen op een serviceportaal, vanuit waar de melding doorgezet kan worden naar bijvoorbeeld een loodgieter of installateur. De status van een melding is altijd inzichtelijk voor de huurder.

Room-for-Rent maakt gebruik van BRIXXonline voor het administratief beheer en LOEK!-meldingen voor het technisch beheer. Beide betaalbare en gebruiksvriendelijke webbased systemen die het voor kleine en middelgrote vastgoedbeheerders mogelijk maakt om werkzaamheden te automatiseren.

Heeft dit artikel uw interesse gewekt en wilt u graag meer weten over BRIXXonline en LOEK!, neem dan vrijblijvend contact op voor een demonstratie.

Jurjen van Bunningen,

T: 0320 286 334
E: info@brixxonline.nl